Digitalisation de la Fonction Finance des PME : ce qu'il faut savoir

L’ère du digital a modifié les différents services de l’entreprise et la fonction “finance” n’a pas pu échapper à cette transformation. Cette dernière évolue, bouleversée par les nouvelles technologies : intelligence artificielle, data visualisation… Les directeurs financiers doivent intégrer ces nouvelles avancées pour envisager au mieux la digitalisation de leur entreprise.

Fonction finance : contexte & problématiques

Digitalisation de la fonction finance : la France, toujours mauvaise élève ?

La fonction « Finance » est elle aussi heurtée de plein fouet par la digitalisation. Pourtant, d’après une étude réalisée par BearingPoint, le niveau de maturité digitale de la fonction finance dans les entreprises françaises - et plus globalement des entreprises européennes (4,9 sur 10) - est relativement faible. Les directions financières ont donc un rôle très important à jouer dans la conduite du changement et le pilotage des projets digitaux.

L’évolution de la fonction finance et du rôle du DAF / CFO

Là où autrefois le périmètre des directions financières était principalement concentré sur l’organisation, l’allocation optimale du capital ou encore l’efficacité opérationnelle (grâce aux fonctions de contrôle des dépenses et de reporting), il s’étend désormais à l’analyse descriptive et prédictive des données afin d’anticiper les risques, de les limiter et d’accélérer la prise de décision au sein de l’entreprise.

En effet, plutôt que de prendre des décisions a posteriori, c’est-à-dire après avoir analysé les résultats financiers, tout l’enjeu consiste aujourd’hui à anticiper le futur, réaliser des projections fiables et proposer des axes d’optimisation.

D’une fonction tournée vers le passé à une fonction résolument tournée vers l’avenir...

Aujourd’hui, les directeurs financiers passent beaucoup de temps à compiler des données, à les traiter. Dorénavant, grâce à l’automatisation de ces tâches, ils peuvent se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse. Cela implique de repenser la fonction finance, que ce soit en termes de processus ou de ressources humaines (nouveaux talents, des collaborateurs à former à leur nouveau métier...).

Grâce au Big Data, la blockchain ou encore l’internet des objets (IoT) il est possible d’analyser des scénarios bien plus complexes qu’auparavant. On passe ainsi d’une fonction finance qui avait l’habitude de travailler seule à une fonction qui doit collaborer avec les autres services, d’une fonction centrée sur le passé à une fonction tournée vers l’avenir. Et donc beaucoup plus stratégique.

Pour en apprendre plus à ce sujet, jetez un œil à cet article sur la digitalisation du service IT.

L’importance de la qualité de la donnée et d’assurer un haut niveau de sécurité

Sans donner de qualité, pas de transformation digitale. Les directeurs financiers peuvent se servir des nouvelles technologies pour sécuriser l’ensemble de la chaîne des paiements, de la commande jusqu’à la facturation et permettre une collaboration entre les différents services.

« Le saviez-vous ? Chaque jour, près de 40 PME meurent des conséquences des retards de paiement. »

(Source : GoCardLess)

Quelles solutions pour digitaliser la fonction Finance ?

1. Éduquer vos collaborateurs sur la digitalisation de la fonction Finance

Comme évoqué précédemment, avant de former les collaborateurs sur la prise en main des nouveaux outils, il est indispensable de mener une réflexion sur leur impact métier et les bons réflexes à adopter.

Pour en savoir plus, téléchargez ci-dessous notre eBook pour déceler les clefs d'une digitalisation réussie.

2. Mettre en place des solutions agiles et interconnectées permettant d’accéder depuis n’importe où et n’importe quel moment à des données en temps réel

L’objectif pour les directeurs financiers consiste à automatiser les tâches répétitives et chronophages (telles que la saisie de données, les tâches administratives, comptables, etc.), à simplifier les tâches complexes pour se concentrer sur l’analyse prédictive et l’accompagnement des autres services. Tout ceci est rendu possible par les nouvelles technologies : intelligence artificielle, outils de business intelligence, data visualisation, back-office, ERP (Progiciel de Gestion Intégrée), chatbot...

Par ailleurs, il est essentiel que toutes ces solutions soient interconnectées et évolutives afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise. De cette manière, la fonction finance sera elle aussi au service du client, contribuant ainsi à la création de valeur.

3. Dématérialiser les processus... Sous l’impulsion de l’humain !

La digitalisation des processus permet de simplifier les échanges, de réduire les coûts, de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité opérationnelle, au service du client. Tous ces défis peuvent être en partie résolus par la (bonne) intégration d'outils digitaux :

• Outils de transmission électronique des informations ;
• Signature électronique des documents & facturation ;
• Digitalisation des procédures de contrôle ;
• Archivage des documents ;
• Dématérialisation du paiement : de la facture au rapprochement bancaire. Cela permet d’éviter le retard des paiements (à noter que beaucoup de PME mettent la clé sous la porte faute de trésorerie due aux retards de paiement de clients) et d’en simplifier sa gestion ;
• Relances clients automatiques ;
• Automatisation de la saisie comptable ;
• Gestion des devis & contrats ;
• Gestion des ressources ;
• Gestion de la fiscalité ;
• Intégration de la blockchain dans les écritures comptables ;
• Etc. 

Bien sûr, tous ces processus doivent être régulièrement revus et améliorés.

Quels outils digitaux utiliser pour accompagner les directeurs financiers ?

Source : https://francefintech.org

Voici une liste (non exhaustive) de différents outils adaptés au service financier d'une PME :

• Outil de trésorerie (ex : Agicap) : prévisions et suivi en temps réel ;
• Outil de simplification du recouvrement des paiements/factures (ex : GoCardLess, Upflow...) ;
• Outil de facturation et comptabilité (ex : Quickbooks, Sellsy) ;
• Solution de gestion des dépenses (ex : Spendesk) ;
• Néobanque (ex : Qonto...) ;
• Outil de signature électronique des documents (DocuSign, HelloSign...) ;
• Outils business intelligence : Tableau, Power Bi, R... ;
• Etc.

L'utilisation d’outils digitaux a repensé la fonction finance : nouvelles priorités, évolution des profils et des compétences. Des solutions interconnectées sont mises en place et permettent non seulement d'automatiser mais aussi de simplifier certaines tâches. De fait, les directeurs financiers peuvent se focaliser sur de l’analyse descriptive et prédictive afin d'apporter plus de valeur ajoutée à l'entreprise.